Все повече общини и публични организации осъзнават, че данните са стратегически ресурс. Но за да носят реална стойност, те трябва да бъдат добре организирани, актуални и надеждни. За предизвикателствата пред управлението на данните, ролята на изкуствения интелект и добрите практики в местната администрация разговаряме с Йоана Колева от Институт GATE.

Представете се накратко.

Казвам се Йоана Колева и съм част от екипа на Институт GATE, където отговарям за разработването на стратегии за ефективно използване на данни, изкуствен интелект, иновации и нови технологии.

Какви данни управлява една организация и какво всъщност означава „управление на данни“?

Управлението на данните представлява съвкупност от правила, политики и отговорности, които гарантират, че една организация знае какви данни притежава, може да им има доверие и да взема ефективни решения на тяхна база.

Говорим за всички видове данни – информация за служители, граждани и клиенти, договори, инфраструктурни активи, финансови показатели и много други. Целта е тези данни да бъдат достъпни, актуални, защитени и използваеми.

Кои са най-честите проблеми при събирането, съхранението и използването на данни в общините?

Проблемите са разнообразни, но най-често се сблъскваме с хаотично управление на данните. Често една и съща информация се съхранява в различни системи, като във всяка от тях съществува различна версия. Това затруднява определянето на това коя информация е вярна и актуална.

Друг сериозен проблем са т.нар. „силози от данни“. Всеки отдел работи самостоятелно и извършва анализи според собствените си нужди, без достатъчна координация с останалите звена. Когато възникне необходимост от по-комплексен анализ или стратегическо решение, информацията трябва да бъде събрана от множество източници, което отнема време и създава риск от грешки.

Често срещано предизвикателство е и използването на остарели информационни системи. В много организации все още работят решения на повече от 15–20 години, които трудно се интегрират със съвременните технологии.

Не на последно място стои липсата на ясно определени отговорности. Когато се установи проблем с качеството на данните, често няма конкретен служител или екип, който да носи отговорност за тяхната корекция и поддръжка.

Защо актуалните и качествени данни са толкова важни?

Причините са много. Най-очевидният риск е вземането на грешни решения въз основа на неточни или непълни данни.

Освен това съществуват все повече регулации, свързани със защитата и управлението на информацията. При неспазване на изискванията организациите могат да бъдат санкционирани сериозно. Изтичането на данни на граждани или клиенти носи и значителен репутационен риск.

Съществува и един по-малко видим проблем, за който рядко се говори – загубата на време. Много служители прекарват часове всяка седмица в търсене, проверка и коригиране на информация. Това представлява значителен скрит разход за организациите, който трудно се измерва, но оказва реално влияние върху ефективността им.

Как интегрирането на данни подобрява решенията на общините?

Когато различните масиви от данни бъдат свързани и анализирани заедно, се откриват зависимости и тенденции, които иначе биха останали незабелязани.

Да вземем за пример община, която трябва да реши кои улици да бъдат ремонтирани с приоритет. В една система се съхраняват данни за състоянието на пътната настилка, в друга – информация за трафика, а в трета – сигнали от граждани.

Ако разглеждаме тези данни поотделно, ще получим частична картина. Когато обаче ги интегрираме, можем ясно да идентифицираме улиците с най-лошо състояние, най-голям брой сигнали и най-интензивен трафик. Така приоритизирането на ремонтните дейности става обективно и аргументирано.

Това е пример как данните подпомагат вземането на по-информирани и по-ефективни решения.