Г-н Ганев, в управлението на складовете у нас масово се използва софтуер, но рядко за зареждане на артикули. Какви са причините за тази тенденция?

Да, в момента навсякъде в складовете софтуерът е широко разпространен, лесно достъпен и високо ефективен, доказал се, че е средство, което ни помага в голяма степен да бъдем точни по отношение на наличностите, на това, което получаваме и което експедираме към клиентите. Все още огромно предизвикателство е използването на софтуер, който е за предвиждане, съответно и за препоръки за зареждане на склада, така че да поддържаме оптимални наличности. Оптимални означава, от една страна, складовата наличност да бъде малка като инвестиция, едновременно с това обаче да покрива максимално търсенето на клиентите. 

Това е едно голямо противоречие. Интересът на инвеститора е да има по-малко вложени пари в стока, но да получава по-големи продажби. Разбирате, че това изисква едно максимално добро оптимизиране на това какво поръчваме, кога поръчваме, колко от тези бройки държим в склада.

Доказано е, че софтуерът, който анализира продажбите, анализира обективните данни в складовото пространство, но също и средата, в която опера бизнесът. До голяма степен големите производители на селскостопански машини и оборудване предоставят такава услуга, която не само е препоръчителна при много голяма част от брандовете. Вече е задължително дилърите да използват тези препоръки от автономни системи, които директно им подсказват, а дори понякога и задължават да зареждат периодично и да поддържат складовете, така че да отговарят на търсенето на клиентите.

Как могат да бъдат убедени собствениците на складове, хората, които работят в тях, че такъв тип софтуер само би бил от полза за тях?

Веднага си спомням моята първа среща с този софтуер преди 10 години. Тогава, по същия начин, както и сега, се занимавах с екселски таблици, много големи, с много голям обем от данни. Представете си 20-30 хил. реда с различни артикули, с данни за минали продажби, за самите артикули - огромна информация. Всичко това минаваше на ръка, през помощни формули, но в крайна сметка отнемаше изключително много време и концентрация. Колкото и да е обективна информацията, която имате в тези таблици, в крайна сметка какво ще се поръча беше абсолютно субективно решение на базата на човешките знания, умения и разбирания за този бизнес. 

Когато един от големите брандове предостави за първи път външна система, която беше разработена специално да препоръчва какво и кога трябва да държим на склад от всеки един артикул, бях повече от щастлив и доволен. Директно реших, че не си заслужава повече да правя тази ръчна работа, която отнема толкова много време и енергия.

Интелектуалният Ви ресурс вече е могъл да отива за други задачи, които може би изискват повече стратегическо мислене.

Да. В крайна сметка ставаше въпрос за водещ бранд и веднага избрахме тази система. Струваше десетки хиляди евро на година, за да я използваме, но въпреки това, мисля, че се струваше, убедих CEO-то на фирмата, че си заслужава да инвестираме, бяхме първите за този бранд, които се насочихме към тази система. 

Вие сте поели риск, който много Ваши колеги от бранша не са поели?

Не мисля, че беше риск, защото в крайна сметка това беше одобрено от световен лидер, разработено под неговото наблюдение. Нямах никакво съмнение, бях толкова уверен в цялата тази система, че в рамките на 4-5 месеца я въведохме. Толкова бях се доверил, че абсолютно нищо не погледнах. Бях оставал всичко да върви, така, както са препоръките. 

До момента, в който дойде това време за жътва и нещата станаха абсолютно плачевни. Отсякъде започнаха да валят оплаквания, изключително сериозни проблеми и нещата наистина бяха изключително объркани. Толкова бяхме нещастни, че вдигнахме невероятен скандал, отказахме да платим, хората от бранда разбраха каква е ситуацията, прекратихме договора, не сме го възстановявали, дори те си признаха, че нещата не бяха, както трябва да бъдат. 

Внедряването на тази система, което трябваше да бъде супер, доведи до нещо, което беше като резултат изключително посредствено.

А как успяхте да излезете от такава трудна ситуация?

Върнахме се към стария начин, като го подобрихме изключително с подходи от тази система, т.е. взехме си полезното, анализирахме какъв е резултаът и искам да Ви кажа, че не беше проблема в системата. Системата си работи точно така, както е конструирана, на нея наистина може да се разчита и дава резултатите, за които е предвидена. Това е категорично - можете да видите последиците във всички дилъри в целия свят на този бранд. Доказано е. Проблемът беше стиковането или настройването на нуждите на нас, на фирмата, към системата. Тя е универсална и изисква настройка, изисква правилна комуникация с правилните хора. 

Това се беше объркало. Изключително много внимание трябва да се отдели в началото, за да се стикова работата на системата за автономни препоръки с нуждите на дилъра и обратното - от наша страна да не разчитаме, че те ще ни го свършат, а просто да се погрижим настройките да бъдат направени правилно. Веднъж направени както трябва, всичко работи както трябва. Това пропуснахме. 

Предполагам, че Вие помагате на Вашите клиенти да не допускат същата грешка като Вас.

Това е категорично. Това е едно от изключително важните неща, защото всяко нещо, което ползвате, го разглеждам като инструмент. Няма лош и добър софтуер. Има по-хубав, има по-лош. Има с повече проблеми, с по-малко проблеми. Но всъщност начинът, по който ползваме този софтуер, е решаващ и определя резултата.

Като заговорихме за проблеми, по какъв начин софтуерът участва в разрешаването на един от най-сериозните проблеми в складовия сектор, а именно - залежалите стоки?

Когато работите с такъв софтуер, най-важното нещо, за да се справите със залежалия склад, е неговата видимост. 

Софтуерът ни помага изключително много, защото с едно натискане на бутона той директно ще ни покаже какво е състоянието в склада. Той може автоматично да ни подсказва да намалим цените, да предприемем действия, които да ни позволят да продадем този залежал склад.

Препоръчвам на всички, които се занимават със складови стопанства, е да ползват функцията в почти всички софтуери, която забранява вече идентифициран като залежал артикул да бъде поръчен повторно.

Когато говорим за залежал склад, говорим точно за финансови загуби. И това е едно от скритите неща, една от най-големите болки. В много случаи, в момента, в който собственникът осъзнае, че има стока, която не продава и когато разбере, че всъщност това в счетоводните му книги се води като актив, а то е скрит пасив, защото това няма да го продаде никога, е доста неприятно. Когато този пасив превишава печалбата за няколко години назад, ситуацията не е никак приятна. 

Когато става въпрос за автоматизация и дигитализация на процесите в складовото пространство, битува представа за съкращаване на разходите като основна цел. Така ли е?

Изключително трудно се намират хора, които да оперират със стоките в складовото стопанство. Това налага и автоматизация, и роботизация. Повечето клиенти се опитват, инвестирайки, да решат други проблеми, които не са свързани със спестяването на пари, а с липсата на кадри. 

Липсата на хора ни води към използване на все повече софтуер. По същия начин и липсата на хора, които могат да планират успешно и да предвиждат достатъчно добре какво, кога и къде трябва да съхраняваме. Това важи с особена сила за големите складове. За такива аз считам пространства с 5 милиона складова наличност или дори 50 хиляди артикула. Един човек трудно може да обхване такова място.

Когато става въпрос за успеха на складовия софтуер при внедряването му в работния процес, какви критерии определят този успех, освен функциите и цената?

Когато внедряваме софтуер, трябва да имаме предварително ясни критерии защо го правим и да сме си отбелязали предварително какво искаме да постигнем. 

Т.е., най-простият начин, по който да видим дали софтуерът ни върши работа, е да разберем дали служителите в склада го ползват лесно и с удоволствие. Дали помага реално те да се решат своите ежедневни проблеми. Ако хората си вършат добре работата благодарение на софтуера, това е безспорно придадена стойност за склада.

Нека се фокусираме върху ускоряването на процеса на доставки. Какви са Вашите наблюдения, когато направите сравнение между актуалната картина и ситуацията от преди 15-20 години по отношение на сроковете?

Това сравнение е доста интересно и направо фрапантно, защото когато започвах в селстопанския бизнес, това е близо 25 години назад, доминиращата техника беше руската, която се повреждаше. Много малко собственици имаха западна селскостопанска техника. 

Спомням си времената, в които бързата доставка беше 3 дни, нормалната доставка беше 2 седмици и така нататък. Нещо, което в момента е нечувано. Сега абсолютно всички брандове, ангажирани със земеделска техника, са ускорили много доставките. Хората очакват да им решаваме проблемите в рамките на часове. Спешната доставка е най-късно за утре и се търси даже на момента.

Добре, оставаме с впечатлението, че внедряването на софтуер в складовото стопанство се развива все по-успешно и се надяваме, че България стои добре на европейската складова карта. В това отношение можем ли да кажем нещо за финал на разговора?

Със сигурност всички световни брандове, които се занимават с обслужване и поддръжка на машини, където работоспособността на машините е критична, се развиват възходящо. Самите брандове имат изключително голям интерес да поддържат наличност на едно достатъчно високо ниво, за да поддържат репутацията на тези машини и в крайна сметка репутацията на самия бранд.